تشکر؛ یکی از وظایف کلیدی روابط عمومی

این عده شاید برای فعالیت هایشان هزینه ای را دریافت کنند و شاید هم این کار را صرفا برای رضایت قلبی انجام دهند. اما در هر حالت انتظاری وجود دارد که افراد می خواهند از آنها برای فعالیت هایشان تقدیر و تشکر شود. این مساله در تمام سازمان هایی که از بخش روابط عمومی برخوردارند وظیفه این واحد است.
تشکر از افراد و اشخاص باید بر مبنای اصول خاصی انجام شود و صرف تشکر گاهی اوقات اسباب ناراحتی را فراهم می کند. بنابراین تشکر باید با توجه به یک سری معیارهای سازمانی و فرهنگی انجام شود.
برخی از شاخص ها برای تشکر از افراد عبارتند از:
1. سن افرادی که قرار است از آنها تشکر شود. بهتر است برای افراد متناسب با سن آنها تشکر خاصر تدارک دیده شود. به عنوان مثال شاید اهدای یک کادو به جوان باعث انبساط خاطر وی شود اما همان کادو برای شخصی که سنی از او گذشته و با توجه به موقعیت او نوعی اهانت تلقی شود.
2. جنس افراد باید در تشکر مورد توجه قرار گیرد. خانم ها به شدت در مورد تقدیر و تشکر حساس هستند و باید در استفاده از واژگان دقت بیشتری را به خرج داد.
3. دلیل تقدیر نیز بسیار مهم است. به عنوان مثال اگر بخواهید به دلیل فعالیت زیاد از یک نفر تقدیر کنید شرایط متفاوتی بر جلسه حاکم خواهد بود تا اینکه مساله نوآوری و خلاقیتی است که او نشان داده است. خلاقیت ارزش به مراتب بیشتری از تلاش دارد و باید بین این ها تفاوت قائل شد.
4. موقعیت شغلی تقدیر شونده باید در تقدیر لحاظ شود. برخی اوقات برای مدیران ارشد، بهتر است تقدیر در مجمع مدیران صورت گیرد تا در جمع کارکنان. برای کارکنان نیز حضور مدیران بسیار ضروری است.
5. موقعیت اجتماعی تقدیر شونده. هرچه از نظر اجتماعی مقام شخص بالاتر باشد، نیاز وی به تقدیری که در آن معروفییت افزایش یابد بیشتر است و هرچه از نظر اجتماعی شخص در جایگاه پایین تری قرار داشته باشد، رفع نیازهای مالی مهمتر به نظر می رسد.
نحوه تقدیر از اشخاص
برای تقدیر از اشخاص نخستین کار جمع آوری رزومه و فعالیت های شاخص وی است. شما باید سعی کنید که خلاصه ای از زندگی وی را به صورت داستان گردهم آورید.
آنگاه بررسی کنید که کار شاخصی که می خواهید از او به آن دلیل تشکر کنید چیست؟ در سازمان های اقتصادی می توانید، ارزش افزوده ای که فعالیت شخص برای سازمان داشته را مورد توجه قرار دهید. بر این مبنا می توانید کادویی مناسب برای وی تهیه کند.
سپس باید شرایط را برای تقدیر در نظر بگیرید. به عنوان مثال برخی از تقدیرها می تواند در میان اعضای یک کارگاه انجام شود و برخی نیز در یک سمینار یا گردهمایی انجام می شود. اما انتخاب این شرایط بر عهده کارگزار روابط عمومی است که بر مبنای شخصیت و فعالیت وی و تاثیر آن بر روند کار انجام می شود
در برخی از موارد باید شرایطی را برای سخنرانی آنکه از او تقدیر می شود، فراهم کنید و در برخی از موارد نیازی به این کار نیست و هر دو اینها بستگی به مکانی دارد که قرار است از شخص تقدیر شود.
در تقدیر و تشکر می توانید تا اندازه بسیار کمی از شخصیت شخص تعریف کرد اما بیشتر باید تمرکز را بر کاری که انجام شده قرار دهید. این کار باعث می شود که تقدیر از غلو و اغراق دور شود و شما با عنوان پاچه خوار معرفی نشوید.
دعوت از شخصیت ها
برای تقدیر از شرکت ها و اشخاص برجسته بهتر است از لوح یا تندیس استفاده شود. همچنین به خاطر داشته باشید بد نیست در این شرایط از افرادی که به نوعی دارای مشروعیت هستند برای تقدیر دعوت کنید. این کار تقدیر شما را زیباتر و رضایت مخاطب و حضار را بیشتر می کند.
در تقدیر از افراد باید ابتدا به شرایط نامساعدی که وجود داشته اشاره شود و سپس تغییری که به واسطه شخص سبب تغییر آن شرایط شده گوشزد شود.
نباید ها در تقدیر و تشکر
1. هرگز افرادی که با هم سنخیتی ندارند همزمان تقدیر نکنید.
2. هرگز در تقدیر کار افراد را با پول ارزش گذاری نکنید.
3. هرگز چیزی اضافه در مدح افراد نگویید.
4. هرگز خشک و خالی تقدیر و تشکر نکنید.
5. هرگز بدون دلیل تقدیر نکنید.
6. هرگز در جمعی که همه شایسته تقدیر هستند از یک نفر به عنوان رئیس تقدیر نکنید.
7. هرگز بدون اطمینان از تلفظ صحیح اسم شخص او را تقدیر نکنید.
8. هرگز از افراد کوچکتر از شخصی تقدیر شونده برای تقدیر بر روی سن دعوت نکنید.
9. هرگز بدون هماهنگی با تمام مدیران تقدیر را انجام ندهید.
10. هرگز در زمان تقدیر تاخیر نکنید.
نویسنده: دکتر عادل میرشاهی