مدیریت بحران در روابط عمومی

«مدرسه روابط عمومی»- مدیریت بحران در روابط عمومی یکی از جوانب حیاتی است که سازمان‌ها باید به آن توجه کنند. بحران‌ها و رخدادهای ناگوار می‌توانند از جمله حوادث طبیعی، حوادث صنعتی، مشکلات عملیاتی، یا اتفاقات ناخواسته در فضای مجازی باشند که باعث افتضاح و آسیب به شهرت و اعتبار سازمان می‌شوند. در چنین شرایطی، مدیریت بحران در روابط عمومی به منظور حفظ اعتبار و شناخت سازمان و کنترل آسیب‌ها و مخاطرات مرتبط با بحران، از اهمیت چشمگیری برخوردار است.

ارتباط با کمیته مدیریت بحران سازمان:

کمیته مدیریت بحران سازمان معمولاً به عنوان یک تیم تخصصی شکل می‌گیرد که مسئولیت مدیریت و کنترل بحران‌های پیش‌آمده را بر عهده دارد. در این روند، روابط عمومی نقش بسیار مهمی را در هماهنگی اطلاع‌رسانی و ارتباطات خارجی در زمان بحران دارد. به طور کلی، ارتباطات بین کمیته مدیریت بحران و تیم روابط عمومی شامل موارد زیر می‌شود:

1. تعیین و ارتقاء استراتژی‌ها و برنامه‌ها:

تعیین استراتژی‌ها و برنامه‌های ارتباطی در زمان بحران بر اساس تصمیمات گرفته شده توسط کمیته مدیریت بحران.

2. اطلاع‌رسانی فوری و دقیق:

ارائه اطلاعات فوری و دقیق به تیم روابط عمومی توسط کمیته مدیریت بحران برای ارسال پیام‌ها و اطلاعیه‌های لازم به مخاطبان و رسانه‌ها.

3. تدارک محتوا و مواد ارتباطی:

ارائه محتوا و مواد ارتباطی مناسب برای انتشار در رسانه‌ها و فضاهای دیجیتال توسط تیم روابط عمومی با هدف اطلاع‌رسانی به مخاطبان و کنترل آسیب‌های مرتبط با بحران.

4. هماهنگی با رسانه‌ها و مخاطبان:

برقراری ارتباط موثر با رسانه‌ها و مخاطبان توسط تیم روابط عمومی با هدف اطلاع‌رسانی دقیق و کنترل شایعات و اخبار نادرست.

5. ارزیابی عملکرد و بازخورد:

ارزیابی عملکرد و اثربخشی استراتژی‌ها و اقدامات ارتباطی در زمان بحران توسط تیم روابط عممومی و ارسال بازخورد به کمیته مدیریت بحران در جهت بهبود فرآیندها و استراتژی‌های ارتباطی آتی.

دکتر عادل میرشاهی، مدرس دوره مدیریت بحران معتقد است که روابط عمومی باید برای رسیدگی به بحران ها چند نکته را مد نظر قرار دهد:

1. تفاهم مشترک و هماهنگی: ارتباط نزدیک و هماهنگی بین تیم روابط عمومی و کمیته مدیریت بحران ضروری است تا در هنگام بروز بحران، اطلاعات به موقع و به شکل صحیح به مخاطبان منتقل شود.
2. سرعت و دقت: ارسال اطلاعات به سرعت و در عین حال با دقت و صحت به مخاطبان و رسانه‌ها در زمان بحران از اهمیت بالایی برخوردار است، از این رو لازم است که فرآیندها و سیاست‌های ارتباطی مدیریت بحران مورد ارزیابی و بهبود مستمر قرار گیرند.
3. شفافیت و صداقت: ارسال اطلاعات شفاف و صادقانه به مخاطبان در زمان بحران از اهمیت بسیاری برخوردار است، به طوری که مخاطبان اعتماد خود را به سازمان حفظ کنند.
4. مدیریت شایعات: تیم روابط عمومی مسئولیت مدیریت و کنترل شایعات و اطلاعات نادرست در فضای عمومی در زمان بحران را دارد، بنابراین لازم است که برنامه‌ها و استراتژی‌های مناسبی برای مقابله با شایعات و اطلاعات نادرست تدوین شود.
5. آموزش و آمادگی: تیم روابط عمومی و کمیته مدیریت بحران باید به طور دوره‌ای آموزش‌های مرتبط با مدیریت بحران و ارتباطات در زمان بحران را طی کنند تا در مواجهه با بحران‌های مختلف، آمادگی کامل داشته باشند.
6. ارزیابی و بهبود مستمر: پس از پایان بحران، نیاز است که عملکرد و عملیات ارتباطی در زمان بحران مورد ارزیابی قرار گیرد و اقدامات بهبودی مشخص شده و اجرا گردد تا در بحران‌های آتی عملکرد بهتری داشته باشیم.

به طور کلی، هماهنگی و همکاری مؤثر بین تیم روابط عمومی و کمیته مدیریت بحران باعث می‌شود که سازمان به شیوه‌ای موثر و قابل اعتماد به مخاطبان خود در زمان بحران ارتباط برقرار کند و از پتانسیل‌های منفی و پیامدهای بحران‌ها کاسته شود. شما می توانید برای اخذ آموزش و مشاوره با ما تماس بگیرید.