ویدئوی خدمات روابط عمومی در برگزاری رویداد

«مدرسه روابط عمومی»- کارکنان روابط عمومی در برگزاری رویدادها نقش حیاتی دارند. آنها با برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی رویدادها برای دستیابی به اهداف سازمانی تلاش می کنند.

دکتر عادل میرشاهی، مشاور ارشد روابط عمومی در اینجا برخی از وظایف خاص روابط عمومی در ارتباط با رویدادها اشاره می کند:

قبل از رویداد:

1. تعیین اهداف: اولین قدم در هر رویداد موفق، تعیین اهداف واضح است. اهداف روابط عمومی باید با اهداف کلی رویداد همسو باشد.
2. توسعه بودجه: پس از تعیین اهداف، روابط عمومی باید بودجه ای برای رویداد ایجاد کند. این بودجه باید شامل تمام هزینه های مرتبط با رویداد از جمله محل، غذا، سخنرانان و مواد بازاریابی باشد.
3. ایجاد تیم: روابط عمومی باید تیمی از افراد را برای کمک به برنامه ریزی و اجرای رویداد جمع آوری کند. این تیم ممکن است شامل کارکنان روابط عمومی، کارکنان سایر بخش های سازمان و داوطلبان باشد.
4. توسعه برنامه: روابط عمومی باید برنامه ای دقیق برای رویداد ایجاد کند. این برنامه باید شامل جدول زمانی، لیست وظایف و بودجه باشد.
5. بازاریابی رویداد: روابط عمومی باید رویداد را به مخاطبان هدف بازاریابی کند. این کار را می توان از طریق کانال های مختلفی مانند رسانه های اجتماعی، بیانیه های مطبوعاتی و وب سایت سازمان انجام داد.

در طول رویداد:

1. مدیریت ثبت نام: روابط عمومی باید فرآیند ثبت نام رویداد را مدیریت کند. این شامل جمع آوری اطلاعات از شرکت کنندگان و صدور بلیط یا تأییدیه است.
2. هماهنگی با تامین کنندگان: روابط عمومی باید با تمام تامین کنندگان درگیر در رویداد هماهنگ باشد. این شامل پذیرایی، محل برگزاری و سخنرانان است.
3. مدیریت رسانه ها: روابط عمومی باید با رسانه ها در مورد رویداد ارتباط برقرار کند. این شامل تهیه بیانیه های مطبوعاتی، ترتیب مصاحبه با سخنرانان و پاسخ به سوالات خبرنگاران است.
4. مدیریت داوطلبان: اگر از داوطلبان در رویداد استفاده می شود، روابط عمومی باید آنها را مدیریت کند. این شامل آموزش داوطلبان، تعیین وظایف و نظارت بر عملکرد آنها است.
5. حل مشکلات: روابط عمومی باید در صورت بروز هرگونه مشکل در طول رویداد آماده حل آنها باشد.

بعد از رویداد:

1. ارزیابی رویداد: روابط عمومی باید رویداد را ارزیابی کند تا تعیین کند که آیا به اهدافش رسیده است یا خیر. این شامل جمع آوری بازخورد از شرکت کنندگان، تامین کنندگان و رسانه ها است.
2. گزارش نتایج: روابط عمومی باید گزارشی از رویداد برای ذینفعان کلیدی تهیه کند. این گزارش باید شامل اطلاعاتی در مورد اهداف رویداد، فعالیت های انجام شده، نتایج به دست آمده و درس های آموخته شده باشد.
3. دنبال کردن: روابط عمومی باید با شرکت کنندگان و رسانه ها پس از رویداد پیگیری کند. این به حفظ روابط و ایجاد فرصت های آینده کمک می کند.

برگزاری یک رویداد موفق کار زیادی می طلبد، اما می تواند پاداش دهنده نیز باشد. روابط عمومی با برنامه ریزی دقیق، اجرا و ارزیابی می تواند به اطمینان از موفقیت رویداد و دستیابی به اهداف سازمانی کمک کند.به ویدئوی زیر توجه بفرمایید: